INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

ZAMĚSTNANCŮ

1. Účel vydání tohoto dokumentu

Společnost POZEMSTAV Prostějov, a.s., IČ: 25527380, se sídlem Pod Kosířem 329/73, 796 01 Prostějov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. B 2623 (dále též jen jako „my“ nebo „naše společnost“), vydává tento dokument, aby informovala své zaměstnance (dále též jen jako „Vy“) zejména o tom, jaké jejich osobní údaje zpracovává, na základě jakého právního základu a za jakým účelem tak činí, po jak dlouhou dobu, jak je zajištěno zabezpečení osobních údajů, zda a komu jsou osobní údaje zpřístupňovány či předávány a jaká mají zaměstnanci v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů práva.

Tato informace je dána vždy nejpozději současně s okamžikem získání osobních údajů, a to poskytnutím tohoto dokumentu v listinné či elektronické podobě a/nebo jeho zveřejněním na webových stránkách www.pozemstav.com, kde je tento dokument volně přístupný v záložce GDPR. Stávajícím zaměstnancům, jejichž osobní údaje již zpracovávány jsou, je tato informace dána neprodleně po vydání tohoto dokumentu a nahrazuje informaci ze dne 21.05.2018.

Na ochranu Vašich osobních údajů klademe velký důraz. Tímto dokumentem však nelze zcela postihnout celou oblast zpracování Vašich osobních údajů. Pokud zde nenaleznete informaci, kterou potřebujete, příp. pokud máte jakýkoli dotaz ke zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím těchto kontaktních údajů:

Kontaktní údaje:

doručovací adresa: Pod Kosířem 329/73, 796 01 Prostějov

datová schránka: 535friq                                                                    

email: gdpr@pozemstav.com

telefon: +420 582 305 294 (vedoucí právního oddělení)

2. Definice základních pojmů

Nařízení GDPR = Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které je v celém rozsahu závazné a použitelné od 25. května 2018.

Zákon o zpracování osobních údajů = zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, který je účinný od 24.04.2019 a který formálně nahrazuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

Zákoník práce = zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

Osobní údaj = veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (čl. 4 bod 1 Nařízení GDPR).

Subjekt údajů = fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují (§ 3 zákona o zpracování osobních údajů).

Správce osobních údajů = subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (čl. 4 bod 7 Nařízení GDPR).

Zaměstnanec = fyzická osoba, která u nás vykonává závislou práci v základním pracovněprávním vztahu, tj. v pracovním poměru nebo v právním vztahu založeném dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti), jakož i fyzická osoba, která u nás závislou práci v základním pracovněprávním vztahu vykonávala (bývalý zaměstnanec). Tento dokument se vztahuje i na tzv. agenturní zaměstnance (§ 307a zákoníku práce) a v rozsahu, v jakém to nevylučuje povaha dočasného přidělení, též na dočasně přidělené zaměstnance (§ 43a zákoníku práce).

3. Identifikace správce a bližší informace o něm

Správcem osobních údajů je společnost POZEMSTAV Prostějov, a.s., jak je blíže specifikována pod bodem A.

Jsme obchodní společností, jejímž předmětem podnikání je provádění staveb, jejich změn a odstraňování, projektová činnost ve výstavbě, a dále výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona.

Naše činnost spočívá zejména ve výstavbě bytových domů, občanských objektů, ale i velkých průmyslových objektů.

Na naši společnost se nevztahuje povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, jelikož nenaplňujeme žádnou z alternativních podmínek uvedených v čl. 37 odst. 1 Nařízení GDPR. Nepřistoupili jsme ani k dobrovolnému jmenování pověřence. V rámci naší vnitřní struktury jsme však určili zaměstnance, kteří se problematikou ochrany osobních údajů nad rámec povinností, které mají v souvislosti s dodržováním Nařízení GDPR všichni zaměstnanci, zabývají (vypracovávání dokumentů, zajišťování bezpečnostních opatření, monitoring stavu ochrany osobních údajů, předkládání návrhů nových opatření atd.). Těmito osobami jsou vedoucí právního oddělení a vedoucí IT oddělení.

4. Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme tyto Vaše osobní údaje:

Identifikační údaje: jméno, příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní občanství.

Adresní a kontaktní údaje: adresa trvalého (příp. přechodného) pobytu, doručovací adresa, emailová adresa, telefonní číslo.

Údaje o vzdělání či kvalifikaci: dosažené vzdělání či kvalifikace, délka praxe, akademický titul, rok ukončení vzdělání, způsob ukončení vzdělání, jazykové znalosti, druh absolvované jazykové zkoušky, doklad o kvalifikaci.

Údaje související se zdravotním stavem: zdravotní pojišťovna, údaj o zdravotní způsobilosti, zdravotní znevýhodnění, druh pobíraného důchodu, evidence úrazů, datum provedení testu na onemocnění COVID – 19, výsledek provedeného testu na onemocnění COVID – 19, potvrzení o prodělaném COVID – 19, potvrzení o provedeném očkování COVID – 19.

Údaje týkající se mzdy: údaj o výši vyplácené mzdy, údaj o mzdovém zařazení, číslo účtu (přejete-li si zasílat mzdu na účet), údaj o vypláceném důchodu (např. invalidní), vedení exekučního či insolvenčního řízení.

Biometrické údaje: podpis, velikost ochranných a pracovních pomůcek.

Další údaje: podoba a obrazové informace o chování a jednání (kamerové záznamy, které jsou užívané na některých stavbách a k nimž byl vydán samostatný dokument: „Směrnice o provozování kamerových systémů se záznamem“).

Údaje o rodinných příslušnících:

a) jméno, příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu manžela / manželky

b) název a adresa zaměstnavatele manžela / manželky

c) jméno, příjmení, rodné číslo, údaj o ZTP/P dítěte

Každé oddělení v naší organizační struktuře má zpracovanou tabulku s přehledem zpracovávaných osobních údajů. Na vyžádání Vám bude poskytnuta.

I když jsme se snažili ve výše uvedeném výčtu postihnout všechny zpracovávané osobní údaje, neberte prosím tento výčet jako zcela vyčerpávající. Na vyžádání Vám poskytneme ještě podrobnější informace.

5. Právní základ zpracování a účel zpracování

Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje (čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR)

Právní předpisy nám jakožto zaměstnavateli ukládají mnoho povinností, které bychom nemohli splnit, pokud bychom Vaše osobní údaje nezpracovávali. Tyto nám povinnosti plynou např. ze zákoníku práce, zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ze zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ze zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ze zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách a z mnoha dalších. Zpracování tak provádíme pro mzdové účely, účetní účely, daňové účely, za účelem plnění povinností v oblasti sociálního a zdravotního pojištění, v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, evidenci pracovní doby atd.

Pro tyto účely zpracováváme Vaše identifikační údaje, adresní údaje, údaje související s Vaším zdravotním stavem, údaje týkající se mzdy, údaje o rodinných příslušnících (viz rozdělení výše pod bodem D. Zpracovávané osobní údaje). 

Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste (čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR)

Abyste u nás mohli pracovat, uzavíráme s Vámi pracovní či jinou smlouvu (dohodu o pracovní činnosti, dohodu o provedení práce). Abychom mohli dostát svým povinnostem, které pro nás jako zaměstnavatele z pracovní smlouvy vyplývají (např. přidělování práce spadající pod sjednaný druh práce, poskytování případných benefitů, vysílání na pracovní cesty atd.), zpracováváme Vaše osobní údaje. Pro tyto účely jsou zpracovávány zejména Vaše identifikační údaje, adresní a kontaktní údaje, údaje o vzdělání či kvalifikaci, údaje související se zdravotním stavem, údaje týkající se mzdy, biometrické údaje, další údaje (viz rozdělení výše pod bodem D. Zpracovávané osobní údaje). 

Zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR)

Naším oprávněným zájmem je zejména ochrana majetku, zdraví a bezpečnosti osob, zajištění interní komunikace mezi zaměstnanci či zajištění důkazních prostředků pro případ sporu majícího základ v základním pracovněprávním vztahu.

Pro tyto účely jsou zpracovávány zejména Vaše identifikační údaje, adresní a kontaktní údaje, další údaje (viz rozdělení výše pod bodem D. Zpracovávané osobní údaje).

Zaměstnanec udělil souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR)

V případě, kdy není dán žádný jiný zákonný důvod pro zpracování určitých osobních údajů, můžeme takové osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu vztahujícího se ke konkrétnímu účelu či účelům zpracování. Jsme si přitom vědomi toho, že v oblasti pracovněprávních vztahů založených na nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance nemůže být souhlas obecným důvodem pro zpracování osobních údajů zaměstnanců.

Na základě souhlasu můžeme zpracovávat např. Vaše fotografie pro účely naší propagační činnosti anebo zveřejňovat fotografie z firemních akcí.

Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě souhlasu, je tento souhlas vždy odvolatelný. K odvolání souhlasu viz níže pod bodem I. Vaše práva.

6. Doba uchovávání osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání účelu, pro který jsou konkrétní osobní údaje zpracovávány. Osobní údaje jsou pravidelně uchovávány nejméně po dobu trvání základního pracovněprávního vztahu. Jestliže ze zákona plyne povinnost uchovávat osobní údaje (resp. dokumenty, které Vaše osobní údaje obsahují) po dobu delší, uchováváme je v souladu se zákonem. Jedná se např. o záznamy o pojistném na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti, záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, doklady z oblasti nemocenského pojištění atd. Po dobu přesahující trvání základního pracovněprávního vztahu uchováváme též údaje, které potřebujeme jako důkazní prostředek k uplatňování našich nároků či hájení našich práv, přičemž doba uchovávání je stanovena se zřetelem na promlčecí či prekluzivní lhůty takových práv.

Osobní údaje, které zpracováváme na základě souhlasu, uchováváme po dobu existence platného a neodvolaného souhlasu.

7. Způsob zpracování osobních údajů a jejich zabezpečení

Vaše osobní údaje jsou vedeny v listinné i elektronické podobě. Údaje evidované v listinné podobě se nacházejí v uzamčených skříních a přístup k nim mají pouze zaměstnanci, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních úkolů. Totéž platí pro údaje evidované v elektronické podobě, jejichž zpřístupnění je podmíněno zadáním jedinečných přístupových údajů.

Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu nikomu dalšímu nepředáváme, ledaže by nám taková povinnost plynula ze zákona, anebo se jedná o příjemce vázané přísnou povinností mlčenlivosti (advokáti) či zákonnými a smluvními povinnostmi Vaše osobní údaje dostatečně chránit a zabezpečit (zpracovatelé). K tomu viz další bod (H. Kategorie příjemců osobních údajů).

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

8. Kategorie příjemců osobních údajů

orgány finanční správy (pro účely vedení daňové agendy)

orgány správy sociálního zabezpečení (pro účely důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění)

Úřad práce ČR (plnění povinností plynoucích zejména ze zákoníku práce a zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti)

exekutoři (povinná součinnost zaměstnavatele v případě exekuce, která je proti Vám vedena)

jiné státní orgány v rámci plnění svých zákonných povinností (např. soudy, policie)

státem určená pojišťovna pro pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání

zdravotní pojišťovny

advokátní kancelář poskytující zaměstnavateli právní služby (advokáti jsou vázáni přísnou povinností mlčenlivosti dle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii; zaměstnanci advokátní kanceláře, kteří nejsou advokáty, mají povinnost mlčenlivosti zakotvenou v pracovní smlouvě)

zpracovatelé osobních údajů (pokud využíváme k plnění svých zákonných či smluvních povinností či z jiného důvodu zpracovatele osobních údajů, jedná se vždy pouze o takové subjekty, které poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby byla zajištěna náležitá a dostatečná ochrana Vašich osobních údajů. S každým zpracovatelem uzavíráme na počátku spolupráce písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů s náležitostmi uvedenými v čl. 28 odst. 3 Nařízení GDPR. Externě máme zajištěno BOZP (konkrétně poradenství v oblasti bezpečnosti a hygieny práce a požární ochrany, včetně poskytování pravidelných školení, metodické pomoci při vyplňování záznamů o úrazech a haváriích atd.), EMS (systém environmentálního managementu), QMS (systém řízení jakosti), IT služby a technické zabezpečení kamerového systému a testování zaměstnanců na základě mimořádného opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 1. března 2021, č.j. MZDR 47828/2020-16/MIN/KAN. Na vyžádání Vám poskytneme informace o konkrétních zpracovatelích.

1. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte zejména následující práva:

1. Právo na přístup (čl. 15 Nařízení GDPR).

Máte právo vědět, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, na základě jakého právního základu, po jakou dobu, komu jsou osobní údaje předávány a jaká jsou Vaše další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. Cílem tohoto práva je umožnit Vám jako subjektu údajů získání informace o probíhajícím zpracování Vašich osobních údajů. Na rozdíl od informační povinnosti, kterou plníme vydáním tohoto dokumentu, předpokládá právo na přístup Vaši žádost. Na základě této žádosti máte právo obdržet informaci o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoli, a informace s tím související. Můžete požádat i o kopii zpracovávaných osobních údajů, které se Vás týkají. První takovou kopii jsme povinni Vám poskytnout bezplatně, za další může být účtován přiměřený poplatek.

2. Právo na opravu (čl. 16 Nařízení GDPR).

Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu opravili či doplnili zpracovávané osobní údaje, pokud zjistíte, že jsou nepřesné nebo neúplné. Než ověříme správnost Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit jejich zpracování (viz dále).

3. Právo na výmaz (též „právo být zapomenut“, čl. 17 Nařízení GDPR).

V určitých případech máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje na Vaši žádost vymazali a dále je nezpracovávali. Jedná se zejména o následující případy:

• Pokud už Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely, pro které byly zpracovávány. K účelům viz výše pod písm. E.
• Pokud odvoláte souhlas se zpracováním (týká se jen případů, kdy je souhlas ke zpracování vyžadován) a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování.
• Pokud je vznesena námitka proti zpracování (viz dále) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování.
• Pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali protiprávně.

V některých případech, které stanoví čl. 17 odst. 3 Obecného nařízení, můžeme požadovaný výmaz odmítnout (např. zpracování je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků).

4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení GDPR).

Kromě práva na výmaz máte též právo pozastavit zpracování osobních údajů. To znamená, že máme povoleno osobní údaje pouze ukládat, nikoli je dále zpracovávat (osobní údaje nejsou předmětem dalších operací). Právo na omezení zpracování se týká následujících případů:

• Pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě platí omezení po dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.
• Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, avšak Vy namísto výmazu žádáte pouze omezení jejich zpracování.
• Pokud už Vaše údaje nepotřebujeme pro výše uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, obhajobu nebo výkon právních nároků (jinými slovy – potřebujete je jako důkaz).
• Pokud vznesete námitku proti zpracování (viz dále), pak po dobu, po kterou šetříme její oprávněnost, musíme zpracování osobních údajů omezit.

5. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení GDPR).

V případě, že jste nám poskytli osobní údaje, jejichž zpracování je založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy, a současně je zpracování prováděno automatizovanými prostředky (tedy nikoli manuálně), máte právo na to, abychom Vám takové údaje poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. CSV, XML, JSON), a máte právo takové údaje předat jinému správci, aniž bychom tomu mohli bránit. Smyslem je umožnit snadný přenos Vašich osobních údajů, pokud o to požádáte.

6. Právo na odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3 Nařízení GDPR).

Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě souhlasu, je tento souhlas vždy odvolatelný. Souhlas můžete odvolat kdykoli, a to na kontaktních údajích uvedených pod bodem A. Po odvolání souhlasu již takové osobní údaje zpracovávat nemůžeme, pokud nemáme jiný zákonný důvod pro zpracování. K tomu je třeba doplnit, že zpracovávání osobních údajů na základě jiných výše uvedených právních důvodů (nezbytnost pro splnění naší právní povinnosti, nezbytnost pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, nezbytnost pro účely našich oprávněných zájmů) souhlasu nepodléhá, proto není možné např. žádat, abychom nezpracovávali ty Vaše osobní údaje, které zpracovávat musíme.

V souvislosti s výše vypočtenými právy doplňujeme, že pokud některé z nich uplatníte, jsme oprávněni Vás ztotožnit jako osobu, která žádost podává, abychom měli jistotu, že právo uplatňuje opravdu osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

8. Právo podat stížnost.

Se stížností na neoprávněné zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na dozorový úřad. V České republice je tímto úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací o jeho činnosti je k dispozici na internetových stránkách https://www.uoou.cz/.

H. Další informace

Případné další informace o zpracování Vašich osobních údajů Vám poskytneme na shora uvedených kontaktních údajích. Žádost se pokusíme vyřídit bez zbytečného odkladu po jejím obdržení.

Tento dokument nahrazuje s účinností od 16.03.2021 dosavadní dokument ze dne 1.06.2019.

V Prostějově dne 16.03.2021

POZEMSTAV Prostějov, a.s.

Milan Grmela, Předseda správní rady