INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SMLUVNÍCH PARTNERŮ A ZÁKAZNÍKŮ

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

SMLUVNÍCH PARTNERŮ A ZÁKAZNÍKŮ

1. Účel vydání tohoto dokumentu

Společnost POZEMSTAV Prostějov, a.s., IČ: 25527380, se sídlem Pod Kosířem 329/73, 796 01 Prostějov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. B 2623 (dále též jen jako „my“ nebo „naše společnost“), vydává tento dokument, aby informovala smluvní partnery a zákazníky (dále též jen jako „Vy“) zejména o tom, jaké jejich osobní údaje zpracovává, za jakým účelem tak činí, na základě jakého právního základu, po jak dlouhou dobu, jak je zajištěno zabezpečení osobních údajů, zda a komu jsou osobní údaje zpřístupňovány či předávány a jaká mají smluvní partneři a zákazníci v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů práva.

Tato informace je dána vždy nejpozději současně s okamžikem získání osobních údajů, a to poskytnutím tohoto dokumentu v listinné či elektronické podobě a/nebo jeho zveřejněním na webových stránkách www.pozemstav.com, kde je tento dokument volně přístupný v záložce GDPR.

Na ochranu Vašich osobních údajů klademe velký důraz. Tímto dokumentem však nelze zcela postihnout celou oblast zpracování Vašich osobních údajů. Pokud zde nenaleznete informaci, kterou potřebujete, příp. pokud máte jakýkoli dotaz ke zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím těchto kontaktních údajů:

Kontaktní údaje:

doručovací adresa: Pod Kosířem 329/73, 796 01 Prostějov

datová schránka: 535friq                                                                    

email: gdpr@pozemstav.com

telefon: +420 582 305 294 (vedoucí právního oddělení)

2. Definice základních pojmů

Nařízení GDPR = Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které je v celém rozsahu závazné a použitelné od 25. května 2018.

Zákon o zpracování osobních údajů = zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, který je účinný od 24.04.2019 a který formálně nahrazuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

Osobní údaj = veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (čl. 4 bod 1 Nařízení GDPR).

Subjekt údajů = fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují (§ 3 zákona o zpracování osobních údajů).

Správce osobních údajů = subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (čl. 4 bod 7 Nařízení GDPR).

Smluvní partner a zákazník = do této množiny náleží pro účely tohoto dokumentu subjekty, s nimiž jsme ve smluvním vztahu, nebo subjekty, s nimiž potencionálně do smluvního vztahu vstoupíme. Jedná se zejména o objednatele našich stavebních prací, o naše dodavatele a subdodavatele. Pokud je subjekt právnickou osobou, které ochrany dle Nařízení GDPR nepožívají, zajišťujeme v souladu s Nařízením GDPR ochranu osobních údajů, které mohou vést k identifikaci konkrétní fyzické osoby, která za právnickou osobu jedná, v právnické osobě působí nebo je s ní jakkoli spojena.

3. Identifikace správce a bližší informace o něm

Správcem osobních údajů je společnost POZEMSTAV Prostějov, a.s., jak je blíže specifikována pod bodem A.

Jsme obchodní společností, jejímž předmětem podnikání je provádění staveb, jejich změn a odstraňování, projektová činnost ve výstavbě, a dále výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona.

Naše činnost spočívá zejména ve výstavbě bytových domů, občanských objektů, ale i velkých průmyslových objektů.

Na naši společnost se nevztahuje povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, jelikož nenaplňujeme žádnou z alternativních podmínek uvedených v čl. 37 odst. 1 Nařízení GDPR. Nepřistoupili jsme ani k dobrovolnému jmenování pověřence. V rámci naší vnitřní struktury jsme však určili zaměstnance, kteří se problematikou ochrany osobních údajů nad rámec povinností, které mají v souvislosti s dodržováním Nařízení GDPR všichni zaměstnanci, zabývají (vypracovávání dokumentů, zajišťování bezpečnostních opatření, monitoring stavu ochrany osobních údajů, předkládání návrhů nových opatření atd.). Těmito osobami jsou vedoucí právního oddělení a vedoucí IT oddělení.

4. Právní základ zpracování, účel zpracování a zpracovávané osobní údaje

1.  Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení GDPR, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost.

Účel zpracování: Plnění smlouvy vyžaduje zejména komunikaci s obchodním partnerem či zákazníkem, provedení sjednaného plnění a fakturaci. Není-li smlouva dosud uzavřena, je zpracování osobních údajů nezbytné pro vyjednávání, které má v uzavření smlouvy vyústit.

Pro tyto účely zpracováváme následující osobní údaje:

a) identifikační údaje:  Vaše jméno, příjmení, příp. pozice (např. jednáte-li za právnickou osobu nebo fyzickou osobu podnikatele), IČ u podnikatelů, datum narození u nepodnikatelů,

b) kontaktní údaje: sídlo u podnikatelů, adresa trvalého pobytu u nepodnikatelů, příp. doručovací adresa, je-li odlišná od sídla nebo adresy trvalého pobytu, emailová adresa, telefonní číslo,

c) další údaje: místo plnění, podpis.

2. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je též čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Účel zpracování: Zde se jedná zejména o plnění našich povinností dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, a dalších.

Pro tyto účely zpracováváme následující osobní údaje:

a) identifikační údaje:  Vaše jméno, příjmení, příp. pozice (např. jednáte-li za právnickou osobu nebo fyzickou osobu podnikatele), IČ u podnikatelů, datum narození u nepodnikatelů,

b) další údaje: transakční údaje (číslo Vašeho účtu, informace o platbách).

3. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je v neposlední řadě čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR, jelikož zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů. Vždy posuzujeme, zda mají naše oprávněné zájmy přednost před Vašimi zájmy, právy a svobodami, a osobní údaje pak k uvedenému účelu zpracováváme pouze tehdy, je-li odpověď kladná.

Účel zpracování: Účelem zpracování je zejména vymáhání práv ze smluvního vztahu (např. nárok na zaplacení ceny díla, práv z vadného plnění vůči subdodavateli atd.), ať již tato práva plynou ze samotné smlouvy, nebo ze zákonné úpravy.

Pro tyto účely zpracováváme následující osobní údaje:

a) identifikační údaje:  Vaše jméno, příjmení, příp. pozice (např. jednáte-li za právnickou osobu nebo fyzickou osobu podnikatele), IČ u podnikatelů, datum narození u nepodnikatelů,

b) kontaktní údaje: sídlo u podnikatelů, adresa trvalého pobytu u nepodnikatelů, příp. doručovací adresa, je-li odlišná od sídla nebo adresy trvalého pobytu, emailová adresa, telefonní číslo,

c) další údaje: místo plnění, podpis, transakční údaje (číslo Vašeho účtu, informace o platbách), podoba a obrazové informace o chování a jednání (kamerové záznamy, které jsou užívané na některých stavbách a k nimž byl vydán samostatný dokument: „Směrnice o provozování kamerových systémů se záznamem“, který je volně dostupný na našich webových stránkách).

4. V případě, kdy není dán žádný jiný zákonný důvod pro zpracování určitých osobních údajů, můžeme takové osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu vztahujícího se ke konkrétnímu účelu či účelům zpracování. Pokud bychom zpracovávali některé Vaše osobní údaje na základě souhlasu, je tento souhlas vždy odvolatelný. K odvolání souhlasu viz níže pod bodem I. Vaše práva.

I když jsme se snažili ve výše uvedeném výčtu postihnout všechny zpracovávané osobní údaje, neberte prosím tento výčet jako zcela vyčerpávající. Na vyžádání Vám poskytneme ještě podrobnější informace.

5. Doba uchovávání osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu, abychom mohli řádně dostát svým smluvním povinnostem a uplatňovat naše práva ze smlouvy plynoucí. Po skončení smluvního vztahu osobní údaje uchováváme do doby uplynutí zákonných lhůt pro uplatnění práv a nároků (např. práv z vadného plnění a práv ze záruky), příp. do uplynutí lhůty, po kterou jsme osobní údaje uchovávat dle zákona. K záznamům z kamerových systémů viz samostatný dokument: „Směrnice o provozování kamerových systémů se záznamem“, který je volně dostupný na našich webových stránkách

6. Způsob zpracování osobních údajů, jejich zabezpečení, osoby oprávněné k přístupu a příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou vedeny v listinné i elektronické podobě. Údaje evidované v listinné podobě se nacházejí v uzamčených skříních a přístup k nim mají pouze zaměstnanci, kteří tyto osobní údaje potřebují pro plnění svých pracovních povinností v rámci daného obchodního případu. Všichni zaměstnanci jsou povinni dodržovat zásadu „čistého stolu“. K údajům evidovaným v elektronické podobě mají přístup také pouze zaměstnanci, kteří osobní údaje potřebují pro plnění svých pracovních povinností v rámci daného obchodního případu, a to po zadání jedinečných přístupových údajů.

Pokud využíváme ke zpracování osobních údajů třetí subjekty (např. správce softwaru), tzv. zpracovatele osobních údajů, jedná se pouze o takové subjekty, které poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby byla zajištěna náležitá a dostatečná ochrana práv subjektu údajů. S každým zpracovatelem uzavíráme na počátku spolupráce písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů s náležitostmi uvedenými v čl. 28 odst. 3 Nařízení GDPR.

Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu nikomu dalšímu nepředáváme, ledaže by nám taková povinnost plynula ze zákona (např. finanční úřad, soud, policie), nebo by to bylo nezbytné pro ochranu a výkon našich práv (např. advokát, který je vázán přísnou povinností mlčenlivosti dle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů).

7. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte zejména následující práva:

1. Právo na přístup (čl. 15 Nařízení GDPR).

Máte právo vědět, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, na základě jakého právního základu, po jakou dobu, komu jsou osobní údaje předávány a jaká jsou Vaše další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. Cílem tohoto práva je umožnit Vám jako subjektu údajů získání informace o probíhajícím zpracování Vašich osobních údajů. Na rozdíl od informační povinnosti, kterou plníme vydáním tohoto dokumentu, předpokládá právo na přístup Vaši žádost. Na základě této žádosti máte právo obdržet informaci o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoli, a informace s tím související. Můžete požádat i o kopii zpracovávaných osobních údajů, které se Vás týkají. První takovou kopii jsme povinni Vám poskytnout bezplatně, za další může být účtován přiměřený poplatek.

2. Právo na opravu (čl. 16 Nařízení GDPR).

Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu opravili či doplnili zpracovávané osobní údaje, pokud zjistíte, že jsou nepřesné nebo neúplné.

3. Právo na výmaz (též „právo být zapomenut“, čl. 17 Nařízení GDPR).

V určitých případech máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje na Vaši žádost vymazali a dále je nezpracovávali. Jedná se zejména o následující případy:

• Pokud už Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely, pro které byly zpracovávány. K účelům viz výše pod písm. B.
• Pokud odvoláte souhlas se zpracováním (týká se jen případů, kdy je souhlas ke zpracování vyžadován) a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
• Pokud je vznesena námitka proti zpracování (viz dále) a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování.
• Pokud bychom Vaše osobní údaje zpracovávali protiprávně.

V některých případech, které stanoví čl. 17 odst. 3 Obecného nařízení, můžeme požadovaný výmaz odmítnout (např. zpracování je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků)

4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení GDPR).

Kromě práva na výmaz máte též právo pozastavit zpracování osobních údajů. To znamená, že máme povoleno osobní údaje pouze ukládat, nikoli je dále zpracovávat (osobní údaje nejsou předmětem dalších operací). Právo na omezení zpracování se týká následujících případů:

• Pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů; v takovém případě platí omezení po dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.
• Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, avšak Vy namísto výmazu žádáte pouze omezení jejich zpracování.
• Pokud už Vaše údaje nepotřebujeme pro výše uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, obhajobu nebo výkon právních nároků (jinými slovy – potřebujete je jako důkaz).
• Pokud vznesete námitku proti zpracování (viz dále), pak po dobu, po kterou šetříme její oprávněnost, musíme zpracování osobních údajů omezit.

5. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení GDPR).

V případě, že jste nám poskytli osobní údaje, jejichž zpracování je založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy, a současně je zpracování prováděno automatizovanými prostředky (tedy nikoli manuálně), máte právo na to, abychom Vám takové údaje poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. CSV, XML, JSON), a máte právo takové údaje předat jinému správci, aniž bychom tomu mohli bránit. Smyslem je umožnit snadný přenos Vašich osobních údajů, pokud o to požádáte.

6. Právo na odvolání souhlasu (čl. 7 odst. 3 Nařízení GDPR).

Pokud bychom zpracovávali některé Vaše osobní údaje na základě souhlasu, je tento souhlas vždy odvolatelný. Souhlas můžete odvolat kdykoli, a to na kontaktních údajích uvedených pod bodem A. Po odvolání souhlasu již takové osobní údaje zpracovávat nemůžeme, pokud nemáme jiný zákonný důvod pro zpracování. K tomu je třeba doplnit, že zpracovávání osobních údajů na základě jiných výše uvedených právních důvodů souhlasu nepodléhá, proto není možné např. žádat, abychom nezpracovávali ty Vaše osobní údaje, které zpracovávat musíme.

V souvislosti s výše vypočtenými právy doplňujeme, že pokud některé z nich uplatníte, jsme oprávněni Vás ztotožnit jako osobu, která žádost podává, abychom měli jistotu, že právo uplatňuje opravdu osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

8. Právo podat stížnost.

Se stížností na neoprávněné zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na dozorový úřad. V České republice je tímto úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací o činnosti je k dispozici na internetových stránkách https://www.uoou.cz/.

H. Další informace

Případné další informace o zpracování Vašich osobních údajů Vám poskytneme na shora uvedených kontaktních údajích. Žádost se pokusíme vyřídit bez zbytečného odkladu po jejím obdržení.

Tento dokument nahrazuje s účinností od 01.06.2019 dosavadní dokument ze dne 21.05.2018, který byl účinný od 25.05.2018.

V Prostějově dne 01.06.2019

POZEMSTAV Prostějov, a.s.

Milan Grmela, statutární ředitel